GoBD-konforme Archivierung für Unternehmen mit MailStore

Rechtssichere Archivierung von E-Mails und Geschäftsdokumenten

Geschäftliche E-Mails, Rechnungen, Angebote und Verträge gehören zu den wichtigsten Unternehmensdaten. Werden diese Informationen nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, kann es insbesondere bei einer Betriebsprüfung zu Rückfragen und zusätzlichem Aufwand kommen. Eine GoBD-konforme Archivierung unterstützt Unternehmen dabei, steuerlich relevante Unterlagen sicher, nachvollziehbar und langfristig verfügbar zu halten.

Keepsmile Design unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen bei der technischen Umsetzung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung und digitalen Dokumentenarchivierung. Dabei betrachten wir nicht nur die eingesetzte Software, sondern auch die vorhandenen Abläufe, Zuständigkeiten und technischen Rahmenbedingungen. Die steuerliche und rechtliche Bewertung erfolgt weiterhin durch den Steuerberater oder eine entsprechend qualifizierte Fachperson.

Lesen Sie auch das Interview von Uwe Wortmann im Online-Fachmagazin Recht im Unternehmen zum Thema GoBD-komforme Archivierung.
Klicken Sie hier um zum Interview „GoBD-konforme Archivierung: E-Rechnung ist da, Archiv fehlt“ zu gelangen.

Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Für Unternehmen bedeutet dies, dass steuerlich relevante digitale Unterlagen nicht nur gespeichert, sondern vollständig, nachvollziehbar und vor unbemerkten nachträglichen Veränderungen geschützt aufbewahrt werden müssen. Gleichzeitig müssen die geltenden Aufbewahrungsfristen berücksichtigt und die Unterlagen im Prüfungsfall in geeigneter Form bereitgestellt werden können.

Diese Anforderungen richten sich nicht ausschließlich an große Unternehmen. Auch Selbstständige, Freiberufler sowie kleine und mittelständische Unternehmen sollten ihre digitalen Abläufe so organisieren, dass geschäfts- und steuerrelevante Informationen dauerhaft auffindbar und nachvollziehbar bleiben.

Warum reicht ein Backup nicht aus?

Ein Backup und eine Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Das Backup dient in erster Linie dazu, Daten nach einem technischen Defekt, einem Bedienfehler oder einem Cyberangriff wiederherzustellen. Je nach Sicherungskonzept werden ältere Sicherungsstände im Laufe der Zeit überschrieben oder gelöscht. Die Archivierung verfolgt dagegen das Ziel, geschäftsrelevante Informationen über den vorgesehenen Zeitraum nachvollziehbar und in ihrem ursprünglichen Zustand aufzubewahren.

Deshalb ersetzt eine regelmäßige Datensicherung keine revisionssichere Archivierung. In einem durchdachten Gesamtkonzept ergänzen sich beide Maßnahmen: Das Backup schützt die Verfügbarkeit der Systeme und Daten, während die Archivierung den langfristigen Nachweis und die nachvollziehbare Aufbewahrung unterstützt.

Backup	Archivierung
Schützt vor Datenverlust und unterstützt die Wiederherstellung.	Schützt die Nachvollziehbarkeit und bewahrt relevante Originalzustände.
Konzentriert sich auf Verfügbarkeit und schnelle Wiederaufnahme des Betriebs.	Konzentriert sich auf langfristige Aufbewahrung und Nachweisbarkeit.
Ältere Sicherungsstände können abhängig vom Konzept überschrieben werden.	Archivierte Inhalte sollen über die vorgesehene Frist erhalten und auffindbar bleiben.

Für eine belastbare technische Vorsorge sind daher in vielen Unternehmen sowohl ein geeignetes Backup-Konzept als auch eine separate Archivierungslösung erforderlich.

Welche Dokumente sollten archiviert werden?

Welche Unterlagen aufbewahrungspflichtig sind, hängt vom jeweiligen Unternehmen und vom Inhalt der Dokumente ab. Typischerweise kommen Ein- und Ausgangsrechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Verträge, Buchhaltungsunterlagen, Geschäftsbriefe, steuerlich relevante E-Mails, Dokumentationen und digitale Belege in Betracht. Entscheidend ist nicht allein das Dateiformat oder der Übertragungsweg, sondern die geschäftliche und steuerliche Bedeutung des Inhalts.

Die konkrete Einordnung der Unterlagen, die Festlegung der Aufbewahrungsfristen und die steuerliche Bewertung sollten mit dem Steuerberater abgestimmt werden. Keepsmile Design kann anschließend dabei unterstützen, die daraus entstehenden technischen Anforderungen in ein geeignetes Archivierungskonzept zu übertragen.

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Vorteile einer professionellen E-Mail-Archivierung

Eine professionelle E-Mail-Archivierung erleichtert nicht nur die Vorbereitung auf mögliche Prüfungen. Geschäftsrelevante Nachrichten bleiben zentral auffindbar, selbst wenn sie versehentlich aus einem Postfach gelöscht wurden oder ein Benutzerkonto nicht mehr vorhanden ist. Eine leistungsfähige Volltextsuche kann außerdem den Arbeitsalltag vereinfachen, weil ältere Korrespondenz, Anhänge und Vorgänge schneller recherchiert werden können.

Gleichzeitig unterstützt eine klar konfigurierte Archivierungslösung die technische Nachvollziehbarkeit. Historische E-Mails müssen nicht ausschließlich im produktiven Postfachbestand vorgehalten werden, und definierte Zugriffsrechte helfen dabei, den Zugriff auf archivierte Inhalte zu steuern. Ob dadurch konkrete Compliance-Anforderungen erfüllt werden, hängt jedoch stets vom Gesamtkonzept, der Konfiguration und den betrieblichen Prozessen ab.

GoBD-konforme E-Mail-Archivierung mit MailStore

Für die zentrale Archivierung geschäftlicher E-Mails kann beispielsweise MailStore eingesetzt werden. Je nach Systemumgebung lassen sich Postfächer aus Microsoft 365, Exchange oder lokalen Mailservern in ein zentrales Archiv übernehmen. Typische Funktionen sind die automatisierte Archivierung, die Volltextsuche, die Wiederherstellung archivierter Nachrichten und die Verwaltung von Zugriffsrechten.

Der Einsatz einer Archivierungssoftware allein macht einen betrieblichen Prozess jedoch nicht automatisch GoBD-konform. Entscheidend sind unter anderem die Auswahl der zu archivierenden Postfächer und Datenquellen, die Konfiguration der Archivierungsprofile, die Vergabe von Berechtigungen, regelmäßige Kontrollen sowie eine nachvollziehbare Dokumentation. Welche Lösung und welche Einstellungen für ein Unternehmen geeignet sind, sollte deshalb anhand der konkreten technischen Umgebung und der Vorgaben des Steuerberaters festgelegt werden.

Verfahrensdokumentation nicht vergessen

Die technische Archivierung sollte / muss durch eine Verfahrensdokumentation ergänzt werden. Darin wird nachvollziehbar beschrieben, wie Dokumente und E-Mails im Unternehmen eingehen, verarbeitet, gespeichert, archiviert, kontrolliert und bei Bedarf bereitgestellt werden. Außerdem sollte festgehalten werden, welche Systeme eingesetzt werden, welche Personen verantwortlich sind, wie Berechtigungen geregelt werden und welche technischen sowie organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen bestehen.

Eine Verfahrensdokumentation ist kein einmalig erstelltes Dokument, das anschließend unverändert abgelegt wird. Ändern sich Postfächer, Systeme, Zuständigkeiten, Aufbewahrungsregeln oder technische Abläufe, sollte die Dokumentation geprüft und entsprechend aktualisiert werden. Keepsmile Design kann die technische Systembeschreibung und Informationen zur eingesetzten Archivierungslösung liefern. Die Prüfung, Freigabe und fortlaufende Pflege der vollständigen Verfahrensdokumentation verbleiben beim Unternehmen.

Unsere Leistungen für Unternehmen

Keepsmile Design unterstützt Unternehmen zunächst bei der Analyse der bestehenden E-Mail- und Archivierungsprozesse. Nicht alle E-Mail-Postfachanbieter unterstürzen eine Anbindung einer GoBD-komformen E-Mail-Archivierung. Auf Grundlage der ermittelten Daten begleiten wir die Auswahl, Einrichtung und technische Konfiguration einer geeigneten E-Mail-Archivierungslösung. Dazu können die Anbindung von Microsoft 365, Googlemail oder anderen Mailservern, die Implementierung von MailStore, die Einrichtung der Archivierungsprofile und Berechtigungen sowie die technische Dokumentation der Systemumgebung gehören.

Auf Wunsch unterstützen wir außerdem bei der technischen Zuarbeit für eine Verfahrensdokumentation und stimmen die Umsetzung mit den Ansprechpartnern des Unternehmens ab. Wenn steuerliche oder rechtliche Fragestellungen berührt werden, beziehen unsere Kunden ihren Steuerberater oder eine qualifizierte Rechtsberatung ein.

Unser Ziel ist eine technisch zuverlässige, nachvollziehbare und im Arbeitsalltag nutzbare Archivierungslösung, ohne dabei eine rechtliche oder steuerliche Bewertung zu ersetzen.

Wichtiger Hinweis zur Beratung

Keepsmile Design erbringt technische Beratungs- und Unterstützungsleistungen in den Bereichen digitale Archivierung, E-Mail-Archivierung und IT-Infrastruktur. Wir leisten keine Rechts- oder Steuerberatung und übernehmen keine Garantie dafür, dass eine bestimmte technische Lösung durch Finanzbehörden oder andere Prüfstellen als ausreichend anerkannt wird.

Ob Dokumente, E-Mails und betriebliche Prozesse den Anforderungen der GoBD entsprechen und welche konkreten Aufbewahrungs-, Lösch- oder Nachweispflichten gelten, sollte stets gemeinsam mit dem Steuerberater oder einer entsprechend qualifizierten Fachperson geprüft werden.

FAQ zur GoBD-konformen Archivierung

Was bedeutet GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie beschreiben Anforderungen an die Führung und Aufbewahrung steuerlich relevanter digitaler Unterlagen.

Ist ein E-Mail-Postfach z.B. Microsoft 365 automatisch GoBD-konform?

Microsoft 365 stellt technische Funktionen für Speicherung, Aufbewahrung und Verwaltung bereit. Ob ein konkreter betrieblicher Prozess die Anforderungen der GoBD erfüllt, hängt jedoch von der Konfiguration, den zusätzlich gebuchten Plugins, den organisatorischen Abläufen, den Kontrollen und der Dokumentation im Unternehmen ab. Eine Archivierung mit MailStore ist in den meisten Fällen preiswerter, einfacher und sinnvoller.

Reicht ein Backup als Archivierung aus?

Nein. Ein Backup ist für die Wiederherstellung nach Datenverlust oder technischen Störungen vorgesehen. Eine Archivierung dient der langfristigen, nachvollziehbaren Aufbewahrung geschäftsrelevanter Informationen. Beide Maßnahmen verfolgen unterschiedliche Ziele und sollten im Sicherheits- und Aufbewahrungskonzept getrennt betrachtet werden.

Müssen E-Mails archiviert werden?

E-Mails können aufbewahrungspflichtig sein, wenn sie steuerlich oder geschäftlich relevante Inhalte enthalten. Welche Nachrichten im konkreten Unternehmen betroffen sind und welche Fristen gelten, sollte mit dem Steuerberater geklärt werden.

Wie lange müssen Dokumente aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsdauer richtet sich nach der Art der Unterlagen und den jeweils geltenden gesetzlichen Vorgaben. Verbindliche Auskünfte zur Einordnung und Frist kann der Steuerberater oder eine andere entsprechend qualifizierte Fachperson erteilen.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Im Rahmen einer Prüfung kann die Bereitstellung steuerlich relevanter Unterlagen verlangt werden. Eine strukturierte Archivierung kann dabei helfen, benötigte Informationen gezielt zu finden und die Verarbeitung sowie Aufbewahrung nachvollziehbar darzustellen.

Benötige ich eine Verfahrensdokumentation?

Ja, eine Verfahrensdokumentation beschreibt die im Unternehmen eingesetzten Prozesse und Systeme. Sie schafft Nachvollziehbarkeit darüber, wie relevante Informationen entstehen, verarbeitet, archiviert, kontrolliert und bereitgestellt werden. Der erforderliche Umfang sollte auf das Unternehmen und seine Abläufe abgestimmt werden.

Welche Vorteile bietet MailStore?

MailStore kann E-Mails aus unterschiedlichen Quellen zentral archivieren und für berechtigte Personen durchsuchbar machen. Zu den typischen Funktionen gehören automatisierte Archivierungsprofile, Volltextsuche, Wiederherstellung und die Verwaltung von Zugriffsrechten.

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Sie möchten Ihre E-Mail-Archivierung modernisieren oder prüfen lassen, ob die vorhandene technische Lösung zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt? Keepsmile Design unterstützt Sie bei der Analyse, Planung und technischen Umsetzung einer sicheren und nachvollziehbaren Archivierung.
Gemeinsam mit Ihrem Steuerberater schaffen Sie damit eine belastbare Grundlage für die langfristige Aufbewahrung Ihrer geschäftlichen Daten.