Warum sich ein CRM auch für kleine Unternehmen wichtig ist
Was ist ein CRM-System überhaupt?
Ein CRM-System ist eine Software, die hilft, Kundenbeziehungen strukturiert und effizient zu verwalten. Es speichert Kontaktdaten, E-Mails, Anrufnotizen, Aufgaben, Verkaufschancen, Leads, Gesprächsnotizen und vieles mehr – alles an einem zentralen Ort.
Statt also in verschiedenen Programmen nach Informationen zu suchen, findet der Anwender im CRM alle relevanten Kundendaten übersichtlich aufbereitet.
Moderne CRM-Systeme bieten eine Vielzahl von Integrationen an, die z.B. Nachrichten in WhatsApp direkt mit dem Kontakt verknüpft.
Keepsmile Design nutzt das HubSpot Solutions Partner CRM von HubSpot.
Warum lohnt sich ein CRM überhaupt?
Der Alltag in kleinen Unternehmen ist oft hektisch: Kundendaten landen mal im E-Mail-Postfach, mal in Excel oder auf dem Notizzettel. Kommunikation wird schnell unübersichtlich, Chancen auf Nachverkäufe oder Upselling bleiben ungenutzt. Teamarbeit wird dadurch erschwert wenn nicht sogar unmöglich.
Ein CRM (Customer Relationship Management) bringt Ordnung ins Chaos:
- Alle Kundeninformationen an einem Ort
- Einheitliche Kommunikation im Team
- Klarer Überblick über Verkaufschancen und offene Aufgaben
- Web-Formulare erhält der richtige Ansprechpartner (Lead beim Vertrieb oder Tickets beim Kundendienst)
10 Gründe, warum ein CRM auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist
- Zentrale Kundenverwaltung
Alle Kundendaten (Kontaktdaten, Aktivitäten, E-Mails, Anfragen) sind an einem Ort gespeichert – kein Chaos in Excel-Listen oder Postfächern mehr. - Automatisierte Kommunikation
Mit HubSpot kannst du Follow-up-E-Mails, Erinnerungen und Begrüßungsnachrichten automatisieren – ideal, um professionell aufzutreten und keine Leads zu vergessen. - Einfaches Aufgabenmanagement
Aufgaben können mit Kunden verknüpft, terminiert und im Team delegiert werden – für mehr Struktur im Alltag. - Kostenlose Einstiegslösung
HubSpot bietet eine dauerhaft kostenlose Version mit vielen Grundfunktionen – ideal für kleine Budgets. - Verbesserte Kundenbindung
Durch Notizen, Verlauf und Interaktionen behältst du die Beziehung zum Kunden im Blick – und kannst gezielter reagieren. - Lead-Erfassung direkt von der Website
Formulare, Chat oder Pop-ups: Neue Kontakte landen direkt im CRM und können automatisch weiterqualifiziert werden. - Professioneller Verkaufsprozess (Pipeline-Management)
Du kannst deine Verkaufsphasen definieren und den Fortschritt jedes Deals verfolgen – vom Erstkontakt bis zum Abschluss. - Berichte und Dashboards
Auch kleine Unternehmen profitieren von Auswertungen zu Verkaufszahlen, Aktivitäten oder E-Mail-Öffnungsraten. - Nahtlose Integration mit E-Mail & Kalender
HubSpot lässt sich mit Gmail, Outlook, Google Calendar etc. verbinden – für weniger Hin- und Herwechseln zwischen Tools. - Skalierbarkeit bei Wachstum
Was klein startet, kann mitwachsen. HubSpot bietet Module für Marketing, Sales und Service, wenn dein Unternehmen größer wird.
10 Nachteile oder Herausforderungen eines CRMs
- Einrichtungs- und Einarbeitungsaufwand
Auch bei intuitiven Tools wie HubSpot braucht es etwas Zeit, bis man sich zurechtfindet und Prozesse optimiert sind. Evtl. fallen Kosten für das Onboarding durch einen HubSpot-Systempartner an - Abhängigkeit vom System
Sobald das CRM zum zentralen Werkzeug wird, ist man auf eine stabile Internetverbindung und den Anbieter angewiesen. - Kosten bei erweiterten Funktionen
Zwar ist HubSpot in der Basisversion kostenlos – aber viele nützliche Zusatzfunktionen (z. Workflows, Teams, Berichte) sind kostenpflichtig und können bei intensiver Nutzung teuer werden. - Einarbeitungsaufwand & Schulung
Neue Systeme erfordern Schulung. Nicht jeder im Team ist technikaffin – gerade bei kleinen Teams kann das bremsen (s. 1. Onboarding). - Zeitfresser bei schlechter Nutzung
Ein CRM bringt nur dann Mehrwert, wenn es konsequent gepflegt wird. Wird es halbherzig genutzt, entstehen mehr Aufwand als Nutzen. - Kostenfalle bei Wachstum
Viele Funktionen sind in der kostenlosen Version eingeschränkt. Mit wachsender Nutzung (z. mehr Benutzer, Automatisierungen) steigen die monatlichen Kosten deutlich. - Datenschutz & DSGVO-Risiken
Kundendaten werden in der Cloud gespeichert. Ohne klare Prozesse und Einwilligungen drohen Datenschutzverletzungen – besonders in sensiblen Branchen. - Technische Abhängigkeit vom Anbieter
Fällt der Anbieter aus oder kündigt Preisanpassungen an, kann das den Betrieb stark beeinträchtigen. Wechsel zu einem anderen CRM ist oft aufwändig. - Mangelnde Individualisierbarkeit in Gratis-Versionen
HubSpot Free z. erlaubt nur eingeschränkte Anpassungen bei Formularen, Pipelines und Automationen. Das kann Frustration auslösen, wenn spezifische Abläufe nicht abgebildet werden können. - Künstliche Begrenzung von Funktionen
Manche CRM-Anbieter „locken“ mit einer kostenlosen Version, schalten aber entscheidende Features (z. Workflows, erweiterte Berichte) erst in höheren Preisstufen frei – was kleine Unternehmen schnell an kostenmäßige Grenzen bringt.
Effectives Onboarding mit HubSpot
Ein entscheidender Erfolgsfaktor für CRM-Projekte ist das strukturierte Onboarding – also die Einführung und Implementierung des Systems im Unternehmen. HubSpot bietet hierzu verschiedene Unterstützungen:
1. Offizielles HubSpot Onboarding
Wenn Sie kostenpflichtig das Onboarding buchen, wird ein erfahrener Onboarding-Experte einen maßgeschneiderten Plan entwickeln, abgestimmt auf Ihre Ziele, Teamgröße, eingesetzte Hub-Funktionen und bestehende Technikumgebung.
Ideal, um effizient einzusteigen
Technischer und strategischer Support inklusive
2. Kernschritte eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses
Aus verschiedenen Anleitungen lassen sich folgende Schritte ableiten:
| Phase | Inhalt |
|---|---|
| Discovery & Zielsetzung | Geschäftsziele klären, Stakeholder einbinden, aktuellen Stand besprechen |
| Account Setup | Einrichtung von Profil, Nutzerrollen, E-Mail & Kalender, Domains |
| Datenmigration & Integration | Daten aus Excel oder anderen Tools bereinigen, importieren und testen |
| Portal-Anpassung | Kundenstruktur / Eigenschaften, Deal-Phasen, Formulare, Chat, Automationen einrichten |
| Schulung & Launch | Teamtrainings individuell nach Rolle, Begleitung beim Live-Start |
| Rückblick & kontinuierliche Verbesserung | Monitoring, Reporting, Optimierung der Abläufe |
4. Eigenes Onboarding („DIY“) oder mit Agenturpartnern
Selbsteinführung über Tutorials und HubSpot Academy: kostengünstig, aber zeitaufwendig und risikobehaftet.
Partner-Onboarding (z. B. durch zertifizierte Agenturen): stärker individualisiert, schneller, deckt bewährte Praktiken ab, höherer Initialaufwand
5. Vorteile eines strukturierten Onboardings
Schnellere Zeit bis zur Produktivität (Time-to-Value)
Höhere Team-Akzeptanz durch gezielte Schulungen
Vermeidung häufiger Fehler bei Datenimport, Automatisierung oder Integration
Fazit: CRM ist kein Luxus – sondern ein Wettbewerbsvorteil
Ein gut geplantes und durchgeführtes Onboarding ist der Schlüssel zur erfolgreichen HubSpot-Einführung – besonders für kleine Unternehmen. Mit standardisierten Prozessen, gezielter Schulung und kontinuierlicher Optimierung legen Sie den Grundstein für ein CRM, das tatsächlich wirkt und wächst.
Tipp: Beginnen Sie mit dem HubSpot Free-Account oder dem günstig Starter-Paket (unsere Empfehlung) und step-by-step-Onboarding (z. B. über die Academy). Wenn Ihr Unternehmen wächst, lohnt sich der gezielte Einsatz externer Partner oder HubSpot-Profis.
Warum nutzen wir das CRM von HubSpot
Wir nutzen die CRM-Software von HubSpot in Verbindung mit einigen Erweiterungen z.B. Einbindung von WhatsApp, Google- und Facebook-Ads, Telefonie usw. Außerdem nutzen wir Programme, die eine Schnittstelle zu HubSpot anbieten. Hierdurch ist eine fehlerfreie Datenverbindung zwischen den Programmen möglich. Das spart Zeit und reduziert Eingabefehler.
Sie möchten erfahren, wie Sie ein CRM-System nutzen können, um Ihren Betrieb zukunftsweisend auszurichten, dann sprechen uns gerne an: Telefon 02305 970 88 33 (Uwe Wortmann) oder
Keepsmile Design besteht nur aus einem kleinem Team von fest angestellten Mitarbeitenden. Deshalb ist es wichtig, dass immer alle Informationen jedem zur Verfügung stehen.
Wir haben unsere Abläufe so angepasst, dass viele Arbeitsschritte automatisch ablaufen (Workflows), um die vorhandene Zeit anders zu nutzen und Eingabefehler zu vermeiden.
Software kostet Geld, das wissen wir alle.
Aber, wenn wir 20€ oder 100€ im Monat für eine Lizenz ausgeben, dadurch zum Beispiel 5 Stunden für produktive Aufgaben einsetzen können, dann steigern wir unterm Strich unseren Umsatz und Gewinn.
Ein anderer Punkt ist das Content Hub von HubSpot. Es ist ein CMS (Content Management System – eine Internetseite), die direkt in das CRM eingebunden ist. Hierdurch entsteht eine bessere Verbindung mit den Kontakt-Datensätzen.
Möchten Sie weitere Informationen oder eine Vorführung?
Rufen Sie uns an (02305 970 88 35) oder schreiben Sie uns eine Nachricht (Kontaktformular).
Alternativ können Sie auch direkt einen Termin im Kalender von Uwe Wortmann buchen. Wählen Sie zwischen einem Online-Meeting (Microsoft Teams) oder einer Offline-Besprechung bei Ihnen oder bei uns in Castrop-Rauxel: