SaaS (Software as a Service)
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Vorteile, Nachteile und warum SaaS für kleine Unternehmen immer wichtiger wird
Früher war es für viele Unternehmen selbstverständlich, Software zu kaufen, lokal zu installieren und über Jahre hinweg zu nutzen. Heute sieht die Realität oft anders aus: Immer mehr Anwendungen werden als Software as a Service (SaaS) bereitgestellt — also als abonnementbasierte Lösung aus der Cloud.
Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen, Handwerksbetriebe und Dienstleister bietet dieses Modell viele Chancen. Gleichzeitig gibt es aber auch Punkte, die vor einer Entscheidung sorgfältig geprüft werden sollten. In diesem Beitrag zeigen wir, was SaaS genau ist, welche Vor- und Nachteile das Modell hat und welche Rolle Lösungen wie HubSpot, Microsoft 365 und Securepoint in einer modernen IT-Strategie spielen.
Was ist Software as a Service (SaaS)?
Software as a Service beschreibt ein Bereitstellungsmodell, bei dem Programme nicht lokal auf einem einzelnen Computer oder Server installiert werden, sondern über das Internet genutzt werden. Die Software läuft zentral in der Cloud und wird vom Anbieter gepflegt, aktualisiert und abgesichert.
Für Unternehmen bedeutet das: Statt eine hohe Einmalinvestition in Softwarelizenzen und eigene Servertechnik zu tätigen, wird meist eine monatliche oder jährliche Gebühr gezahlt. Der Zugriff erfolgt in der Regel über den Browser oder über Apps.
Das macht SaaS besonders interessant für Unternehmen, die flexibel arbeiten, IT-Aufwand reduzieren und ihre laufenden Kosten planbarer gestalten möchten.
Warum SaaS für kleine Unternehmen besonders attraktiv ist
Viele kleinere Betriebe stehen vor derselben Herausforderung: Sie möchten modern arbeiten, aber keine unnötig komplexe IT-Infrastruktur aufbauen. Genau hier spielt SaaS seine Stärken aus.
1. Flexibles Arbeiten von überall
SaaS-Lösungen lassen sich im Büro, im Homeoffice und unterwegs nutzen. Mitarbeitende greifen auf dieselben Daten, Dokumente und Systeme zu — unabhängig davon, an welchem Ort sie arbeiten.
Gerade für Unternehmen, die mobil unterwegs sind oder bei denen Teammitglieder nicht immer gleichzeitig am selben Standort arbeiten, ist das ein großer Vorteil. Das passt auch gut zu modernen Arbeitsweisen mit Homeoffice und cloudgestützter Zusammenarbeit.
2. Geringere Einstiegskosten
Anstatt hohe Summen für den Kauf von Software, Servern und zusätzlicher IT-Infrastruktur zu investieren, fallen bei SaaS meist überschaubare laufende Kosten an. Das erleichtert die Budgetplanung und schont die Liquidität.
Vor allem für kleinere Unternehmen ist das attraktiv, weil Investitionen nicht auf einmal, sondern planbar über die Zeit verteilt werden.
3. Updates und Wartung übernimmt der Anbieter
Ein weiterer Pluspunkt: Sicherheitsupdates, neue Funktionen und technische Wartung werden normalerweise direkt vom Anbieter übernommen. Das reduziert internen Aufwand und sorgt dafür, dass Unternehmen mit einer aktuellen Version arbeiten.
Unabhängig davon, ist natürlich jedes Unternehmen für die Sicherheit der Endgeräte und der Verbindung selbst verantwortlich. Der SaaS-Anbieter sorgt „nur“ für die Sicherheit der Anwendung durch regelmäßige Updates.
4. Skalierbarkeit bei Wachstum
SaaS-Lösungen wachsen in vielen Fällen mit dem Unternehmen mit. Neue Benutzer, zusätzliche Funktionen oder weitere Standorte lassen sich oft schnell ergänzen. Das ist besonders dann wichtig, wenn Prozesse noch nicht endgültig festgelegt sind oder ein Betrieb sich dynamisch entwickelt. Es müssen nur neue Lizenzen hinzugebucht werden.
Die Vorteile von SaaS im Überblick
Gerade im Mittelstand und im Handwerk kann SaaS dabei helfen, Digitalisierung nicht als Großprojekt, sondern als praktisch umsetzbaren Schritt anzugehen.
- planbare laufende Kosten statt hoher Einmalinvestitionen
- ortsunabhängiger Zugriff
- weniger interner Wartungsaufwand
- schnelle Bereitstellung
- leichte Skalierbarkeit
- automatische Updates
- moderne Zusammenarbeit über Teams, Browser und mobile Geräte
Welche Nachteile SaaS ebenfalls mit sich bringt
So sinnvoll SaaS in vielen Fällen ist: Es gibt auch Punkte, die realistisch betrachtet werden sollten.
1. Abhängigkeit vom Anbieter
Wenn Software, Daten und Updates vollständig beim Anbieter liegen, entsteht eine gewisse Abhängigkeit. Kommt es zu Störungen, Preisanpassungen, politische oder strategischen Änderungen, kann das Auswirkungen auf den eigenen Betrieb haben.
2. Internetverbindung ist unverzichtbar
Cloud-Software setzt eine stabile Internetverbindung voraus. Fällt der Anschluss aus, kann das je nach Lösung schnell zum Problem werden. Deshalb ist es sinnvoll, über Ausfallsicherheit nachzudenken — zum Beispiel über mobile Backup-Lösungen oder zusätzliche Sicherheits- und Netzwerkkonzepte.
3. Datenschutz und Datensicherheit müssen genau geprüft werden
Wer SaaS nutzt, sollte den Anbieter sorgfältig auswählen. Wichtig sind unter anderem:
- DSGVO-konforme Verarbeitung
- transparente Sicherheitsstandards
- verlässlicher Support
- nachvollziehbare Datenhaltung
- klare Zuständigkeiten bei Störungen
SaaS und IT-Sicherheit:
Warum Sicherheit von Anfang an mitgedacht werden muss
Viele Unternehmen unterschätzen, dass der Umstieg auf Cloud-Software nicht automatisch bedeutet, dass alle Sicherheitsfragen gelöst sind. Zwar übernimmt der Anbieter einen Teil der Verantwortung, aber Endgeräte, Benutzerkonten, Zugriffsrechte und Netzwerke müssen trotzdem sauber abgesichert werden.
Ein gutes Beispiel dafür ist Securepoint Cloud Shield: Securepoint beschreibt die Lösung als DNS-basierte Sicherheitslösung, bei der DNS-Anfragen über sichere Server geleitet und riskante Verbindungen frühzeitig gestoppt werden . Darüber hinaus bietet Cloud Shield laut Securepoint Content-Filter, Geo-IP-Blocking, Jugendschutz- und Sperrfunktionen sowie die Verwaltung über ein Online-Portal .
Besonders praxisnah ist, dass sich laut Securepoint bestimmte Inhaltskategorien sperren, einzelne Adressen gezielt freigeben und zeitlich begrenzte Regeln definieren lassen . Für Unternehmen bedeutet das: mehr Kontrolle, weniger Risiko und klarere Regeln für die Internetnutzung im Betrieb.
Hinzu kommt, dass mit Cloud Shield nicht nur klassische PCs, sondern auch andere netzwerkfähige Geräte geschützt werden können. Genau solche Lösungen sind sinnvoll, wenn Unternehmen SaaS einsetzen, aber gleichzeitig ihre Sicherheitsbasis stärken möchten.
Alle Unternehmensdaten liegen in der Cloud z.B. Microsoft OneDrive. Das kann sicherheitstechnisch ein Problem werden. Gerade bei Unternehmen, die z.B. der amerikanischen Gesetzgebung unterliegen. Damit Betriebe auch nach einem Sperren des Accounts, auf die eigenen Daten weiterhin Zugriff haben, gibt es spezielle Software, die eine zusätzliche Sicherung, unabhängig der amerikanischen Anbieter sicherstellt z.B. TERRA Veeam Data Protection.
Drei Beispiele, wie SaaS in Unternehmen konkret eingesetzt wird
HubSpot: CRM, Marketing und Website enger zusammenbringen
Wenn Unternehmen ihre Kundenkommunikation, Marketingmaßnahmen und Website-Prozesse besser verzahnen möchten, ist HubSpot ein typisches Beispiel für eine moderne SaaS-Plattform. CRM, Marketing-Tools, Formulare, Content und Automatisierung lassen sich an vielen Stellen miteinander verbinden.
Dadurch, dass alle Daten zu einem (potenziellen) Kunden in einer Datenbank liegen, ist eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit möglich und heutzutage notwendig.
Microsoft 365: Zusammenarbeit, Dateien und Produktivität aus der Cloud
Microsoft 365 ist für viele Unternehmen der Einstieg in cloudbasiertes Arbeiten. Besonders relevant ist dabei die Kombination aus Kommunikation, Office-Anwendungen und Cloudspeicher.
In den Microsoft-365-Plänen Business ist 1 TB Cloudspeicher pro Benutzer. Durch Microsoft OneDrive als Lösung, werden Dateien automatisch gespeichert und nach Änderungen sofort sichern. Die gespeicherten Dateien können geräteübergreifend genutzt und mit Ransomware-Schutz ergänzt werden. Für Unternehmen kann das die eigene Infrastruktur deutlich vereinfachen und die Zusammenarbeit im Alltag beschleunigen.
Gerade für kleinere Betriebe kann das ein Vorteil sein, weil nicht sofort in eigene Server, Personal oder komplizierte Dateisysteme investiert werden muss. Gleichzeitig bleibt es wichtig, die Benutzerkonten, Endgeräte und Zugriffsrechte professionell zu verwalten.
Lesen Sie hierzu auch unseren Blog-Beitrag über Microsoft OneDrive.
Securepoint: Sicherheit als SaaS-Baustein
SaaS endet nicht bei Office oder CRM. Auch IT-Sicherheit wird heute zunehmend als cloudbasierter Dienst bereitgestellt. Mit Anti-Virenprogrammen und Cloud Shield, werden die Sicherheitsfunktionen zentral, wartungsarm und ohne große lokale Infrastruktur umgesetzt.
Für kleine Unternehmen ist das besonders interessant, wenn sie Schutz aufbauen möchten, ohne gleich eine komplexe Enterprise-Umgebung betreiben zu müssen.
sipgate: Cloud-Telefonie als SaaS-Lösung für moderne Unternehmen
Neben CRM, Collaboration und IT-Sicherheit gehört auch die Telefonanlage aus der Cloud heute für viele Unternehmen zu einer modernen SaaS-Strategie. Ein gutes Beispiel dafür ist sipgate: Die Lösung ermöglicht es, Telefonie flexibel, ortsunabhängig und ohne klassische, wartungsintensive Telefonanlagen vor Ort zu nutzen.
Laut eurer eigenen Seite wächst die IP-Telefonanlage aus der Cloud von sipgate mit dem Unternehmen mit, ohne dass zusätzliche Hardware für die Telefonanlage angeschafft werden muss. Stattdessen können einfach weitere Benutzerlizenzen ergänzt werden, wenn das Team wächst. Außerdem hebt ihr hervor, dass Mitarbeitende mit ihrer Büronummer auch im Homeoffice oder unterwegs telefonieren können, solange eine Datenverbindung vorhanden ist. So bleibt die geschäftliche Erreichbarkeit professionell, ohne private Mobilnummern nutzen zu müssen. Ebenso beschreibt ihr die Nutzung per Softphone, App oder Tischtelefon, etwa mit Geräten von Snom oder Yealink .
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist das ein großer Vorteil: Die Telefonie wird deutlich flexibler, leichter skalierbar und besser an moderne Arbeitsmodelle angepasst. Besonders in Teams mit Homeoffice oder mehreren Standorten kann Cloud-Telefonie helfen, Kommunikation einfacher und einheitlicher zu organisieren.
Spannend ist außerdem die Verbindung zu anderen SaaS-Systemen. Sipgate ist bei uns, Keepsmile Design, mit HubSpot verknüpft, damit Gesprächsnotizen schneller bzw. automatisch erfasst werden. Wenn bereits ein Datensatz im CRM vorhanden ist, können Informationen beim Anruf direkt verfügbar sein und Gesprächsnotizen bestimmten Deals zugeordnet werden . Das zeigt sehr gut, wie SaaS-Lösungen ineinandergreifen können: Telefonie, CRM und Aufgabenmanagement arbeiten nicht mehr getrennt, sondern als zusammenhängender Prozess.
Auch administrativ bietet Cloud-Telefonie Vorteile. Die gesamte Telefonanlage wird per Browser konfigurieren und verwalten, bestehende Rufnummern können portiert werden, und die Lösung ist ortsunabhängig nutzbar — auch im Ausland mit der gewohnten Ortsrufnummer. Genau diese Kombination aus einfacher Verwaltung, Flexibilität und Integration macht Cloud-Telefonie für viele Unternehmen zu einem logischen nächsten Schritt der Digitalisierung.
Wer SaaS ganzheitlich betrachtet, sollte deshalb nicht nur an Office-Anwendungen, CRM oder IT-Sicherheit denken. Auch die Telefonie ist ein zentraler Bestandteil moderner digitaler Arbeitsplätze — vor allem dann, wenn sie professionell eingerichtet und sauber mit den übrigen Systemen verbunden wird.
Und wo steht TERRA in diesem Zusammenhang?
Auch wenn TERRA selbst in erster Linie für Hardware und IT-Arbeitsplätze bekannt ist, zeigt sich im Alltag vieler Unternehmen: Eine funktionierende digitale Arbeitsumgebung entsteht nicht allein durch Software. Leistungsfähige Endgeräte, sichere Netzwerke, passende Cloud-Dienste und zuverlässige Betreuung greifen ineinander.
Genau deshalb ist es sinnvoll, SaaS nicht isoliert zu betrachten, sondern als Teil eines gesamten digitalen Arbeitsplatzes.
SaaS ist keine Standardentscheidung — sondern eine strategische
Ob SaaS die richtige Wahl ist, hängt immer von den Anforderungen des Unternehmens ab. Für viele kleinere Betriebe überwiegen die Vorteile:
- geringe Einstiegskosten
- flexible Nutzung
- weniger IT-Aufwand
- moderne Zusammenarbeit
- gute Skalierbarkeit
Es gibt aber auch Situationen, in denen lokal installierte Software weiterhin sinnvoll sein kann — etwa bei sehr speziellen Anforderungen, besonderen Integrationen oder erhöhten Compliance-Vorgaben.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht:
„Cloud oder lokal?“
Sondern eher:
„Welche Lösung passt zu unseren Prozessen, unserem Sicherheitsbedarf und unserem Budget?“
Worauf Unternehmen bei der Auswahl von SaaS achten sollten
Vor einer Entscheidung empfehlen sich diese Fragen:
Technische Fragen
- Wie stabil ist die Internetanbindung?
- Gibt es eine Ausfallstrategie?
- Lassen sich bestehende Systeme integrieren?
Sicherheitsfragen
- Werden Daten DSGVO-konform verarbeitet?
- Wo liegen die Daten?
- Welche Schutzmaßnahmen gibt es für Benutzerkonten?
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