Warum sich ein CRM-System wie HubSpot auch für kleine Unternehmen lohnt

10 Gründe, warum ein CRM auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist

1. Zentrale Kundenverwaltung
   Alle Kundendaten (Kontaktdaten, Aktivitäten, E-Mails, Anfragen) sind an einem Ort gespeichert – kein Chaos in Excel-Listen oder Postfächern mehr.
2. Automatisierte Kommunikation
   Mit HubSpot kannst du Follow-up-E-Mails, Erinnerungen und Begrüßungsnachrichten automatisieren – ideal, um professionell aufzutreten und keine Leads zu vergessen.
3. Einfaches Aufgabenmanagement
   Aufgaben können mit Kunden verknüpft, terminiert und im Team delegiert werden – für mehr Struktur im Alltag.
4. Kostenlose Einstiegslösung
   HubSpot bietet eine dauerhaft kostenlose Version mit vielen Grundfunktionen – ideal für kleine Budgets.
5. Verbesserte Kundenbindung
   Durch Notizen, Verlauf und Interaktionen behältst du die Beziehung zum Kunden im Blick – und kannst gezielter reagieren.
6. Lead-Erfassung direkt von der Website
   Formulare, Chat oder Pop-ups: Neue Kontakte landen direkt im CRM und können automatisch weiterqualifiziert werden.
7. Professioneller Verkaufsprozess (Pipeline-Management)
   Du kannst deine Verkaufsphasen definieren und den Fortschritt jedes Deals verfolgen – vom Erstkontakt bis zum Abschluss.
8. Berichte und Dashboards
   Auch kleine Unternehmen profitieren von Auswertungen zu Verkaufszahlen, Aktivitäten oder E-Mail-Öffnungsraten.
9. Nahtlose Integration mit E-Mail & Kalender
   HubSpot lässt sich mit Gmail, Outlook, Google Calendar etc. verbinden – für weniger Hin- und Herwechseln zwischen Tools.
10. Skalierbarkeit bei Wachstum
    Was klein startet, kann mitwachsen. HubSpot bietet Module für Marketing, Sales und Service, wenn dein Unternehmen größer wird.

10 Nachteile oder Herausforderungen eines CRMs

1. Einrichtungs- und Einarbeitungsaufwand
   Auch bei intuitiven Tools wie HubSpot braucht es etwas Zeit, bis man sich zurechtfindet und Prozesse optimiert sind. Evtl. fallen Kosten für das Onboarding durch einen HubSpot-Systempartner an
2. Abhängigkeit vom System
   Sobald das CRM zum zentralen Werkzeug wird, ist man auf eine stabile Internetverbindung und den Anbieter angewiesen.
3. Kosten bei erweiterten Funktionen
   Zwar ist HubSpot in der Basisversion kostenlos – aber viele nützliche Zusatzfunktionen (z.  Workflows, Teams, Berichte) sind kostenpflichtig und können bei intensiver Nutzung teuer werden.
4. Einarbeitungsaufwand & Schulung
   Neue Systeme erfordern Schulung. Nicht jeder im Team ist technikaffin – gerade bei kleinen Teams kann das bremsen (s. 1. Onboarding).
5. Zeitfresser bei schlechter Nutzung
   Ein CRM bringt nur dann Mehrwert, wenn es konsequent gepflegt wird. Wird es halbherzig genutzt, entstehen mehr Aufwand als Nutzen.
6. Kostenfalle bei Wachstum
   Viele Funktionen sind in der kostenlosen Version eingeschränkt. Mit wachsender Nutzung (z.  mehr Benutzer, Automatisierungen) steigen die monatlichen Kosten deutlich.
7. Datenschutz & DSGVO-Risiken
   Kundendaten werden in der Cloud gespeichert. Ohne klare Prozesse und Einwilligungen drohen Datenschutzverletzungen – besonders in sensiblen Branchen.
8. Technische Abhängigkeit vom Anbieter
   Fällt der Anbieter aus oder kündigt Preisanpassungen an, kann das den Betrieb stark beeinträchtigen. Wechsel zu einem anderen CRM ist oft aufwändig.
9. Mangelnde Individualisierbarkeit in Gratis-Versionen
   HubSpot Free z.  erlaubt nur eingeschränkte Anpassungen bei Formularen, Pipelines und Automationen. Das kann Frustration auslösen, wenn spezifische Abläufe nicht abgebildet werden können.
10. Künstliche Begrenzung von Funktionen
    Manche CRM-Anbieter „locken“ mit einer kostenlosen Version, schalten aber entscheidende Features (z.  Workflows, erweiterte Berichte) erst in höheren Preisstufen frei – was kleine Unternehmen schnell an kostenmäßige Grenzen bringt.

Effectives Onboarding mit HubSpot

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für CRM-Projekte ist das strukturierte Onboarding – also die Einführung und Implementierung des Systems im Unternehmen. Hub­Spot bietet hierzu verschiedene Unterstützungen:

1. Offizielles HubSpot Onboarding

Wenn Sie kostenpflichtig das Onboarding buchen, wird ein erfahrener Onboarding-Experte einen maßgeschneiderten Plan entwickeln, abgestimmt auf Ihre Ziele, Teamgröße, eingesetzte Hub-Funktionen und bestehende Technik­umgebung makewebbetter.com+11hubspot.com+11blog.revpartners.io+11tripledart.com+1blog.revpartners.io+1offers.hubspot.com.

• Ideal, um effizient einzusteigen

• Technischer und strategischer Support inklusive

2. Kernschritte eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses

Aus verschiedenen Anleitungen lassen sich folgende Schritte ableiten:

4. Eigenes Onboarding („DIY“) oder mit Agenturpartnern

• Selbsteinführung über Tutorials und HubSpot Academy: kostengünstig, aber zeitaufwendig und risikobehaftet.

• Partner-Onboarding (z. B. durch zertifizierte Agenturen): stärker individualisiert, schneller, deckt bewährte Praktiken ab, höherer Initialaufwand 

5. Vorteile eines strukturierten Onboardings

• Schnellere Zeit bis zur Produktivität (Time-to-Value)

• Höhere Team-Akzeptanz durch gezielte Schulungen

• Vermeidung häufiger Fehler bei Datenimport, Automatisierung oder Integration

Fazit: CRM ist kein Luxus – sondern ein Wettbewerbsvorteil

Ein gut geplantes und durchgeführtes Onboarding ist der Schlüssel zur erfolgreichen HubSpot-Einführung – besonders für kleine Unternehmen. Mit standardisierten Prozessen, gezielter Schulung und kontinuierlicher Optimierung legen Sie den Grundstein für ein CRM, das tatsächlich wirkt und wächst.

Tipp: Beginnen Sie mit dem HubSpot Free-Account oder dem günstig Starter-Paket (unsere Empfehlung) und step-by-step-Onboarding (z. B. über die Academy). Wenn Ihr Unternehmen wächst, lohnt sich der gezielte Einsatz externer Partner oder HubSpot-Profis.